Enterprise Resource Planning

Enterprise Resource Planning: Definisi, penerapan, dan manfaatnya bagi perusahaan

Definisi ERP
Sampai saat ini masih terdapat perusahaan yang belum mengintegrasikan sistem informasi dalam pengelolaan organisasinya. Selama ini dalam prosesnya perusahaan-perusahaan tersebut hanya didukung oleh aktivitas individual pada lokasi kerja masing-masing  (Warta Ekonomi, 2002). Realitas ini dapat menyebabkan mudah terjadinya kesalahpahaman dalam komunikasi data antara lokasi kerja satu dengan lokasi kerja lainnya. Tiap individu akan menyampaikan data  pada lokasi kerjanya sendiri-sendiri, yang bisa jadi terdapat perbedaan mendasar dalam penyampaian data, sehingga membutuhkan waktu yang lama untuk koordinasi dalam penyediaan data dibandingkan dengan perusahaan yang telah mengintegrasikan fungsi-fungsinya. (Shebab et al., 2004).
Salah satu teknologi yang berperan mengintegrasikan tiap fungsi dalam perusahaan adalah teknologi  Enterprise Resources Planning (ERP). Teknologi ERP dapat mengintegrasikan fungsi marketing, fungsi produksi,  fungsi logistik, fungsi finance, fungsi sumber daya manusia, dan fungsi lainnya (Baheshti, 2006). ERP telah berkembang sebagai alat integrasi, memiliki tujuan untuk mengintegrasikan semua aplikasi perusahaan ke pusat penyimpanan data dan dengan mudah diakses oleh semua bagian yang membutuhkan (Sabana, 2002) sehingga menghasilkan efisiensi yang tinggi bagi perusahaan. Menurut Leon (2005) sebagaimana juga diungkapkan oleh Genoulaz & Millet, (2006) integrasi data pada teknologi ERP dilakukan dengan single data entry yakni sebuah departemen  yang berfungsi memasukkan data, maka data ini dapat digunakan oleh fungsi-fungsi lainnya pada perusahaan.
Enterprise Resource Planning (ERP) merupakan suatu cara untuk mengelola sumber daya perusahaan dengan menggunakan teknologi informasi (Spathis and Constantinides, 2003). Penggunaan teknologi ERP dilengkapi dengan  hardware dan  software untuk menunjang konektivitas dan aliran informasi. Teknologi ini berfungsi untuk mengkoordinasi dan mengintegrasikan data informasi pada setiap area business processes  sehingga menghasilkan pengambilan keputusan yang cepat karena menyediakan analisa dan laporan keuangan yang cepat, laporan penjualan yang  on time, laporan produksi dan inventori (Gupta, 2000).
Manfaat ERP
Dengan menerapkan sistem informasi ERP, manfaat yang dapat dirasakan yaitu :
1.  Dengan sistem yang terintegrasi maka proses pengambilan keputusan akan lebih efektif dan efisien.
2.  Dengan menerapkan ERP ada kemungkinan melakukan integrasi secara global. Sehingga perbedaan  –  perbedaan yang terjadi dalam bisnis internasional dapat diintegrasikan.
3.  ERP menghilangkan kebutuhan pemutakhiran dan koreksi data pada banyak sistem komputer yang terpisah.
4.  ERP memberikan lingkup kerja manajemen tidak hanya memonitor saja tetapi melakukan manajemen operasional juga.
5.  Supply chain management dapat terbantu sehingga pelaksanaannya dapat berjalan dengan lancar.
Fungsi Dasar ERP
1. Mendefinisikan Produk:
ada 2 pendekatan definisi yang digunakan, yaitu: pertama, standard product, yakni produk mengalami permintaan berulang dan ada inventori; kedua, custom product, yakni produk dibuat berdasarkan pesanan dan pembelian material disesuaikan dengan jumlah order.
2. Strategi produksi untuk mengantisipasi kebutuhan sesuai permintaan.
Ada dua kategori yang disarankan yakni make to stock dan make to order. Make to stock hanya dipakai untuk  standard product sedangkan make to order digunakan pada kedua definisi produk yakni  standard product dan  custom product. Perbedaan pada strategi produksi make to order adalah adanya tenggang waktu yang lebih lama antara pengiriman produk dan  proses produksi
3. Menentukan Tipe hubungan antara sales order dan supply order.
Apabila menggunakan strategi produksi make to order untuk memenuhi permintaan pelanggan, maka didapatkan suatu tipe hubungan langsung antara sales order dengan kebutuhan material. Yakni, ketika order bertambah, maka material yang dibutuhkan juga akan bertambah. Penentuan tipe hubungan, berfungsi untuk menentukan kapan material dibutuhkan, berapa jumlah material yang dibutuhkan, apakah masih ada stok material dan masih perlu dilakukan order kebutuhan material.
4. Pendekatan terhadap proses produksi praktis.
Pendekatan proses produksi secara praktis bertujuan untuk mengurangi tenggang waktu dalam melaksanakan proses produksi. Pengurangan ini dapat dilakukan dengan menyederhanakan alur proses material dan rute pengerjaan produk di lantai produksi.
5. Pendekatan sistem penjadwalan yang baik.
Kemampuan untuk menentukan penjadwalan secara baik di industri manufaktur sangat dipengaruhi oleh kedinamisan dari jadwal yang ditentukan. Kedinamisan ini dipengaruhi oleh jumlah order, ukuran order, kapasitas produksi, keterbatasan sumber daya perusahaan dan aturan-aturan lainnya.
Agar penerapan ERP berbuah maksimal
Sistem ERP sebagai hasil buatan manusia tidak selamanya bermanfaat bagi setiap penggunaanya. Dalam penerapannya, sekitar 10% sampai dengan 40 % dari penggunaan ERP ini mengalami kegagalan. Untuk mengatasinya ada beberapa hal penting yang harus dilakukan supaya penerapan ERP berhasil. Diantaranya:
1.  Pemahaman yang jelas atas sasaran strategis perusahaan
2.  Komitmen dari seluruh jajaran manajemen
3.  Manajemen implementasi proyek yang baik
4.  Mampu mengatasi isu-isu teknik
5.  Tim implementasi yang baik
6.  Rekayasa ulang proses bisnis
7.  Komitmen organisasi untuk berubah
8.  Pendidikan dan pelatihan yang intensif
9.  Data yang akurat
10. Sosialisasi dan komunikasi yang intensif
11. Pengukuran kinerja yang jelas fokusnya
Kelebihan dan kekurangan ERP
ERP sebagai sebuah sistem tentunya memiliki kelebihan dan kelemahan. Penjelasannya dapat dilihat pada tabel di bawah.

Tabel 1. Kelebihan dan kekurangan ERP

Contoh Penerapan ERP di Perusahaan

Melihat benefit yang akan didapatkan dengan mengimplementasikan sistem ERP dalam manajemen sumber daya dan juga kapabilitasnya untuk diterapkan di berbagai tipe perusahaan, banyak diantara perusahaan-perusahaan di Indonesia yang tertarik untuk menerapkannya.  Untuk penerapan ERP, vendor yang biasa digunakan di Indonesia adalah Oracle dan SAP. Berikut adalah testimoni perusahaan agribisnis yang menerapkan sistem ERP di Indonesia.

Testimoni PT. Sosro

“Kami sungguh merasakan berbagai bentuk efisiensi setelah melakukan komputerisasi dengan pendekatan ERP,” kata Hugo Winanto, Manajer Teknologi Informasi PT Sinar Sosro, yang kita kenal dengan produk Teh Botol Sosro. Winanto mengaku perusahaan itu sudah merancang untuk mengintegrasikan sistem komputernya sejak tahun 1999. Semula, menurut dia, ada dua jaringan komputer terpisah, yakni jaringan komputer unit produksi, dan jaringan komputer unit distribusi. Dua jaringan tersebut terpisah karena pada mulanya keduanya adalah unit bisnis yang memang terpisah. “IT kedua unit itu sudah dimerger sejak sebelum kedua unit usaha tersebut dimerger,” kata Winanto.

Saat ini PT Sinar Sosro, sedang menangani proses integrasi jaringan komputer seluruh unit kerja perusahaan itu. “Kami mempunyai delapan pabrik, sembilan kantor cabang besar dan lebih dari seratus stockist, sehingga kami perlu mengintegrasikan komputer yang tersebar di sekitar 140 tempat yang berbeda,” kata Winanto. Dalam waktu dekat, menurut dia, seluruh 140 unit kerja itu sudah akan tergabung dalam satu sistem yang terintegrasi menggunakan database dan aplikasi yang disediakan oleh Oracle. Walaupun proses integrasi antara unit produksi dengan unit distribusi belum sepenuhnya tuntas, Winanto mengaku manajemen sudah mendapatkan banyak sekali manfaat dari sistem online yang sudah berhasil dicapai di masing-masing jalur.

Dulu misalnya, perlu waktu yang sangat lama untuk mendapatkan berbagai data terbaru perusahaan, misalnya data produksi, data stock barang atau data penjualan. Kelambatan itu terjadi karena seluruh proses pengumpulan data dilakukan secara manual. “Di pabrik dilakukan data entry, kemudian data direkap dan dikirim melalui fax, dan di kantor pusat dilakukan konsolidasi setelah dilakukan data entry lagi,” kata Winanto. Tetapi dengan sistem online semuanya berubah. Hari ini kantor pusat sudah bisa mendapatkan data penjualan, data produksi, sampai dengan stock barang  per kemarin. Hal itu bisa terjadi karena hanya diperlukan satu kali proses input data, dan seluruh proses konsolidasi dilakukan oleh komputer.

Integrasi ini, menurut Winanto, telah mendongkrak efisiensi perusahaan secara signifikan. Kesalahan manusia  (human error) dalam proses konsolidasi data kini bisa diabaikan. Jumlah tenaga kerja sudah bisa dikurangi, dan kini sejumlah staf sudah dialihkan untuk bidang kerja yang lain. “Dan yang pasti, walaupun belum bisa paperless, tetapi pasti sudah less paper dalam manajemen perusahaan.” Karena penyebaran unit kerja PT Sinar Sosro yang sedemikian luas, diperlukan satu sistem jaringan yang sangat luas (wide area network, WAN), dan untuk itu diperlukan layanan pihak ketiga untuk menyediakan layanan komunikasi data untuk tujuan tersebut. Untuk layanan tersebut PT Sinar Sosro mempercayakan pada PT Lintasarta Aplikanusa, perusahaan yang sudah puluhan tahun berkecimpung dalam bisnis layanan komunikasi data.

Saat ini Sinar Sosro menggunakan layanan Frame Relay untuk mengintegrasikan sistem komputernya, tetapi perusahaan itu tengah mempertimbangkan untuk menggunakan teknologi jaringan virtual privat berbasis Internet (VPN IP) yang juga ditawarkan oleh Lintasarta. “VPN IP adalah teknologi baru yang lebih murah tetapi bisa diandalkan, sehingga kami berencana untuk migrasi ke sana,” kata Winanto. Ketika ditanya mengenai kualitas layanan Lintasarta, Winanto mengatakan bahwa pihaknya cukup puas. “Kami sudah menggunakan layanan Lintasarta sejak sebelum 1999, dan bukannya memuji kami cukup puas. Karena itu setiap kali mau memperluas  jaringan, kami selalu bertanya apakah Lintasarta siap menyediakan jaringan untuk kami,” kata  Winanto lagi.