Group Decision Support System (GDSS)

                               Group Decision Support System (GDSS)

Definisi GDSS

            Sistem penunjang keputusan kelompok (GDSS) adalah system berdasarkan komputer yang interaktif yang memudahkan pemecahan atas masalah tak terstruktur oleh beberapa (set) pembuat keputusan yang bekerja sama sebagai suatu kelompok. 

Sifat yang penting dari suatu GDSS dapat disebutkan seperti berikut ini:

1.      GDSS adalah system yang dirancang secara khusus, bukan menyerupai konfigurasi dari komponen system yang sudah ada.

2.      GDSS dirancang dengan tujuan untuk mendukung kelompok pembuat keputusan dalam melakukan pekerjaan mereka.

3.      GDSS mudah dipelajari dan mudah digunakan.

4.      GDSS bisa bersifat “spesifik” (dirancang untuk satu jenis atau kelompok masalah) atau bisa bersifat “umum” (dirancang untuk berbagai keputusan organisasional tingkat kelompok).

5.      GDSS berisi mekanisme built-in.

            Definisi GDSS, bisa berlaku atau diterapkan ke berbagai situasi keputusan kelompok, yang meliputi panel review, task force meeting eksekutif/dewan, pekerja jarak jauh, dan sebagainya.

            Aktifitas dasar yang terjadi di kelompok manapun dan yang memerlukan dukungan yang berdasarkan komputer adalah : pemanggilan informasi, pembagian informasi, dan penggunaan informasi (Huber, 1984).

            Pemanggilan informasi : melibatkan pemilihan nilai data dari database yang ada maupun pemanggilan informasi sederhana (termasuk sikap, opini, dan observasi informal) dari anggota kelompok lain.

            Pembagian informasi : menampilkan data pada layar tampilan agar bisa dilihat oleh semua kelompok, atau pengiriman data ke tempat terminal anggota kelompok yang terpilih agar data tersebut bisa dilihat olehnya.

            Pengguna informasi mencakup aplikasi teknologi software (seperti paket modeling atau program aplikasi spesifik), prosedur, dan teknik pemecahan masalah kelompok untuk data dengan tujuan agar sampai pada keputusan kelompok.

Teknologi GDSS dibagi menjadi 3 level :

Level 1 : Dukungan Proses

Item yang didukung oleh sistem ini:

* Pengiriman pesan / message elektronik diantara para anggota grup.

* Hubungan jaringan ke setiap terminal PC anggota pada anggota grup yang lain, fasilitator, layar buat publik, database, atau sembarang CBIS umum lainnya.

1.     Layar buat publik tersedia di setiap terminal anggota grup atau dapat dilihat oleh semua anggota di pusat.

2.     Masukan dalam hal pemungutan suara dan ide yang terlindungi siapa  pencetusnya untuk meningkatkan partisipasi anggota grup.

3.     Pengumpulan ide atau pemungutan suara dari setiap anggota grup untuk mendorong partisipasi dan merangsang kreativitas.

4.     Penyimpulan dan penampilan ide dan opini, termasuk ringkasan secara elastik dan penampilan jalannya pemungutan suara (pada layar publik).

5.     Satu format untuk agenda yang dapat disetujui oleh grup untuk membantu organisasi pertemuan

6.     Menampilkan agenda secara kontinyu, seperti halnya informasi yang lain, untuk menjaga pertemuan tetap pada jadwalnya.

Level 2 : Dukungan Pengambilan Keputusan

            Pada level ini software ditambahi kemampuan dalam pemrosesan dan analisis keputusan. Fiturnya :

1.     Perencanaan dan model keuangan

2.     Pohon keputusan

3.     Model probabilitas penilaian

4.     Model alokasi sumber daya

5.     Model pertimbangan sosial

Level 3 : Aturan Penugasan

            Pada level ini suatu software khusus ditambahi dengan aturan penugasan. Misal, beberapa aturan dapat menentukan urutan pembicaraan, tanggapan yang sesuai, atau aturan pemungutan suara.

1.     Komponen GDSS

Hardware

2.     Keperluan hardware minimal untuk setiap system mencakup :

Peralatan input/output

3.     Jalur komunikasi antara peralatan I/O dan prosesor

Layar tampilan untuk umum atau monitor perorangan guna menampilkan informasi kepada kelompok.

            Yang diinginkan adalah suatu disain yang memungkinkan setiap peserta bekerja secara independen terhadap yang lain, bisa menampilkan kerja/hasil karya perorangannya kepada seluruh anggota, dan melihat hasil karya orang lain dan karya kelompok secara keseluruhan.

2.      Software

Komponen software GDSS :

1.     Database

2.     Base model

3.     Program aplikasi khusus

4.     Interface

            Beberapa sistem GDSS yang spesifik tidak memerlukan database. Tetapi sebagian besar sistem yang canggih akan terdiri dari database yang digabungkan dengan base model, bahasa tingkat tinggi untuk penulisan program, dan interface yang mempunyai tingkat manajerial standar (grafik, paket statistik, spreadsheet, dsb).

Komponen teknologi GDSS yang paling khusus adalah software aplikasi yang dikembangkan secara khusus untuk mendukung kelompok dalam proses keputusan.

Fasilitas yang terdapat dalam software ini diantaranya :

2.  Fasilitas dasar :

•         Penciptaan teks dan file data, modifikasi, dan penyimpanan

•         Word processing

•         Fasilitas pembelajaran untuk pemakai GDSS yang belum mampu

•         On line help

•         Worksheet, spreadsheet, decision trees, dan alat lain untuk menampilkan angka dan teks secara grafis

•         Manajemen database

1.  Fasilitas kelompok :

•         peringkasan grafik dan bilangan

•         menu yang memberitahu (prompt)

•         program untuk prosedur kelompok khusus

•         metode penganalisaan interaksi kelompok

•         transmisi teks dan data

3.      Orang-orang

Komponen “people” dari GDSS meliputi : anggota kelompok dan “fasilitator kelompok” yang bertanggung jawab atas beroperasinya teknologi GDSS dengan baik pada saat GDSS digunakan.

 “Fasilitator kelompok” secara fisik bisa berada atau bertempat di departemen SIM atau pusat informasi dan hanya bertindak apabila diperlukan.

“Fasilitator kelompok” diharapkan mampu diandalkan untuk mengkoordinir aktivitas kelompok dan berfungsi atau berperan sebagai interface antara kelompok dan teknologi tsb.

4.      Prosedur

Komponen prosedur dapat memudahkan operasi dan membuat penggunaan teknologi oleh anggota kelompok menjadi efektif. Prosedur ini mungkin hanya berlaku untuk operasi hardware, dan software, atau mungkin bisa dikembangkan lagi untuk mencakup aturan mengenai pembahasan verbal di antara anggota dan arus kejadian (event) selama meeting kelompok.

JENIS GDSS:

a.       sistem pengelolaan koneksi:

•          Menyediakan mekanisme fisik melalui mana orang-orang yang terlibat dalam suatu keputusan dapat berkomunikasi.

•          Misalnya: WAN arsitektur.

b.      Manajemen komunikasi:

•          Meningkatkan arus informasi melalui fasilitas untuk menyimpan, reply, forward dll.

•          Misalnya paket surat elektronik dan grup diskusi.

c.       sistem manajemen konten.

•          Memberikan kecerdasan dalam proses routing - sistem mengetahui di mana dokumen pergi setelah pengguna saat ini berakhir dengan itu, atau di mana pesan harus pergi sekali itu dimasukkan.

•          Misalnya keputusan sistem konferensi.

d.      proses manajemen

•          Mengingat isi informasi dalam aliran dalam memutuskan apa yang harus hubungannya dengan manajemen.

Keuntungan GDSS:

•          Anonimitas - mengusir rasa takut yang menyebabkan keputusan yang lebih baik dari berbagai pengambil keputusan hierarki.

•          Parallel Komunikasi - menghilangkan memonopoli memberikan peningkatan partisipasi, keputusan yang lebih baik.

•          Pencatatan otomatis - tidak perlu mencatat, mereka secara otomatis dicatat.

•          Kemampuan untuk rapat virtual - hanya perlu perangkat keras, perangkat lunak dan orang-orang yang terhubung.

•          Portabilitas - Dapat dibentuk untuk menjadi portable ke laptop.

•          Potensi global - Orang bisa terhubung di seluruh dunia.

•          Tidak perlu untuk guru komputer - meskipun beberapa pengalaman dasar adalah suatu keharusan.

Kekurangan GDSS:

•          Biaya-biaya infrastruktur untuk menyediakan perangkat keras dan perangkat lunak / kamar / konektivitas jaringan bisa sangat mahal.

•          Keamanan - terutama benar ketika perusahaan sewa fasilitas untuk GDSS; juga, fasilitator mungkin tingkat yang lebih rendah karyawan yang dapat membocorkan informasi kepada rekan.

•          Kegagalan teknis - daya yang hilang, kehilangan konektivitas, sangat bergantung pada bandwidth dan LAN / WAN infrastruktur - baik sistem setup harus meminimalkan risiko ini.

•          Keyboard Keterampilan - dikurangi partisipasi dapat mengakibatkan karena frustrasi.

•          Pelatihan - kurva belajar hadir bagi pengguna, bervariasi dengan situasi.

•          Persepsi pesan - kurangnya komunikasi verbal bisa mengakibatkan salah tafsir.

Manfaat GDSS:

1.     GDSS memperluas kemampuan pengambil keputusan dalam memproses data/informasi bagi pemakainya.

2.     GDSS membantu pengambil keputusan dalam penghematan waktu yang dibutuhkan untuk memecahkan masalah.

3.     GDSS dapat menghasilkan solusi dengan lebih cepat serta hasilnya dapat diandalkan.

4.     GDSS mampu menyajikan berbagai alternatif.

5.     GDSS dapat menyediakan bukti tambahan untuk memberikan pembenaran sehingga dapat memperkuat posisi pengambil keputusan.

Ciri Terpenting GDSS

1. GDSS sistem informsi yang di desain khusus, bukan sekedar konfigurasi komponen sistem yang telah ada.

2. GDSS di desain dengan tujuan mendukung grup mengambil keputusan dalam pekerjaannya. Maka GDSS harus meningkatkan proses pegambilan keputusan dan atau hasil keputusan grup dibandingkan dengan keadaan tak menggunakan GDSS.

3. GDSS mudah untuk dipelajari dan digunakan

4. GDSS bisa didesain untuk 1 jenis masalah atau untuk berbagai keputusan organisasional level grup.

5. GDSS di desain untuk mendorong bermacam-macam aktivitas seperti peneluran ide, penyelesaian konflik, dan kebebasan berekspresi.

6. GDSS memiliki mekanisme ikutan yang mengecilkan berkembangnya perilaku negatif grup, seperti konflik yang merusak, miskomunikasi, atau ”groupthink”.

Tujuan GDSS

            Tujuan dari GDSS adalah untuk meningkatkan produktivitas dan keefektifan pertemuan-pertemuan untuk pengambilan keputusan, baik dengan mempercepat proses pengambilan keputusan atau dengan meningkatkan kualitas keputusan yang dihasilkan.

Implikasi masa depan GDSS :

•         Mengintegrasikan ke dalam kerangka kerja perusahaan yang ada.

•         GDSS membawa perubahan yang harus dikelola

•         GDSS akan menggabungkan Artificial Intelligence and Expert Systems – software akan belajar dan membantu pengguna membuat keputusan yang lebih baik.

•         Penurunan biaya akan memungkinkan banyak organisasi untuk menggunakan GDSS.

•         Meningkatkan pelaksanaan GDSS dengan pelanggan

•         Suara pelanggan kebutuhan mereka dalam lingkungan yang tidak mengancam.

Pembahasan :

Contoh pertama atau aplikasi untuk sebuah groupware adalah GDSS, yang adalah singkatan G roup D ecision S upport S ystem. Ada semacam sistem GDS didukung oleh Fakultas Management di Universitas kami. Semacam ini sama-sama waktu-tempat konferensi yang berorientasi pada pertemuan bisnis dan pengambilan keputusan.

The GDSS dimulai awalnya dari Sistem Informasi Manajemen di University of Arizona. Beberapa jenis masalah selalu diamati yang berkaitan lebih banyak dengan pertemuan besar dibandingkan dengan pertemuan-pertemuan kecil. Dengan pertemuan besar kita maksud pertemuan dengan biasanya lebih dari 15 peserta, tetapi dapat pergi lebih jauh bahwa, misalnya 40 atau bahkan 50. Beberapa masalah yang diidentifikasi adalah:

•         memakan waktu;

•         dominasi atas pertemuan dan

•         kejujuran dan partisipasi.

Yang lebih rinci tentang masalah ini dapat ditemukan di sini. Namun, penting untuk menyadari bahwa kita tidak karena itu mencoba untuk mengatakan bahwa pertemuan kecil tidak memiliki masalah di atas ini; masalah-masalah ini yang disebutkan ada dalam setiap jenis rapat, tapi kami hanya mencoba menekankan bahwa mereka lebih sering ditemukan dalam pertemuan-pertemuan besar. Rapat ukuran kecil cenderung lebih mudah dikontrol daripada pertemuan besar.

Dalam lingkungan GDSS, biasanya ada sebuah ruangan besar dengan sesuatu seperti 40 kursi, yang berarti bahwa 40 orang bisa pada pertemuan pada suatu waktu. Ada tidak hanya 40 kursi, tetapi juga 40 mikrokomputer. Hal ini memungkinkan setiap peserta untuk memiliki penggunaan satu komputer mikro selama pertemuan. Alasan mengapa masing-masing peserta membutuhkan komputer mikro tergantung pada bagaimana GDSS bekerja.

Dalam GDSS, dengan perangkat lunak komputer khusus, fasilitator dari setiap pertemuan akan membuat agenda pertama rapat, yang akan diproyeksikan ke layar besar bahwa setiap orang dapat melihat. Kemudian para peserta akan tipe secara bersamaan dalam ide-ide dari topik diskusi pada mikrokomputer individu di samping mereka. Kemudian komputer akan menyortir ide-ide, dan kemudian para peserta akan memilih atau komentar pada ide-ide yang mereka sukai atau mereka tidak suka. Dalam perjalanan dari seluruh pertemuan, GDSS toko, mengkategorikan dan mencetak keluar semua ide, komentar dan menghitung suara, sehingga masing-masing peserta rapat akan mendapatkan ringkasan dari pertemuan ketika berakhir.

Apa istimewanya GDSS adalah bahwa hal itu memungkinkan peserta rapat untuk secara bersamaan "berbicara", ketika jenis komputer dan mengirimkan ide-ide untuk masing-masing terminal, semua pada waktu yang sama. Yang menyelamatkan sejumlah besar waktu, karena semua ini dapat dilakukan secara elektronik dan bukan secara manual, dan waktu yang disimpan akan memungkinkan para peserta untuk menghabiskan waktu lebih banyak memanipulasi dan mengekspresikan ide-ide mereka. Ini akibatnya dapat meningkatkan produktivitas dan efisiensi kelompok. Memakan waktu yang manfaat juga memiliki bonus tambahan: ketika produktivitas dan efisiensi dalam rapat meningkat, kemungkinan bahwa semangat tim dapat dikonsolidasikan, sehingga menghasilkan peningkatan kekuatan mengikat di antara anggota tim.

Selain itu, di bawah ini GDSS, tak seorang pun dapat mendominasi pertemuan. Hal ini karena fitur lain GDSS. GDSS menyediakan skema anonim, sehingga apa pun yang Anda ketik di terminal (yaitu pendapat anda) akan dilindungi. Dalam keadaan ini, tidak ada yang benar-benar tahu siapa yang mengetik apa. Karena itu, tak seorang pun dapat mendominasi pertemuan. Dalam kasus terburuk, kita dapat mengatakan "beberapa ide" yang mendominasi pertemuan, tapi ini baik-baik saja karena ini adalah sebagai Sebenarnya tujuan dari suatu GDSS: untuk membantu peserta rapat menyuarakan pendapat mereka dari pola pikir yang berorientasi ide. Sebagai contoh, hanya karena Anda memiliki prasangka buruk terhadap orang A tidak berarti bahwa Anda akan menolak gagasan yang diusulkan dalam rapat, karena Anda tidak tahu siapa yang mengusulkan gagasan itu.

Selain itu, skema anonimitas ini juga akan membantu anggota tim mereka yang malu untuk menyuarakan pendapat. Dan dengan anonimitas, orang-orang cenderung lebih jujur, sama seperti yang Anda akan mengatakan lebih banyak dan lebih jujur pada formulir evaluasi profesor jika Anda tahu apa yang Anda tulis tidak akan mempengaruhi nilai akhir Anda pada kursus. Hal ini, tentu saja, adalah karena Anda tahu Anda tidak perlu khawatir tentang konsekuensi.

Namun, apakah ini anonimitas itu baik atau tidak dapat menjadi sangat kontroversial. Keberhasilan pertemuan didukung oleh GDSS sangat tergantung pada perilaku para peserta.

Sistem Pendukung Keputusan Berkelompok:

Konsep GDSS (Group Decision Support System), merupakan sistem berbasis computer yang mendukung kelompok-kelompok orang yang terlibat dalam suatu tugas bersama dan menyediakan interface bagi suatu lingkungan yang digunakan bersama. Istilah lainnya : GSS (group support system), CSCW (computer support cooperative work), CCWS (Computerized collaborative work support), EMS (electronic meeting system). Perangkat lunak yang digunakan disebut groupware.

GDSS berkontribusi memecahkan masalah.

Komunikasi yang lebih baik memungkinkan keputusan yang lebih baik. GDSS berkontribusi memecahkan masalah dengan menyediakan suatu pengaturan yang mendukung komunikasi.

Pengaturan Lingkungan GDSS:

            Ruang Keputusan, merupakan pengaturan untuk rapat kelompok kecil secara tatap muka. Ruangan tersebut medukung komunikasi melalui kombinasi perabot, peralatan dan tata letak.
Jaringan Keputusan Setempat (LAN), jika kelompok kecil tidak mungkin bertemu secara tatap muka, maka para anggota dapat berinteraksi melalui jaringan. Pertemuan Legislatif, jika kelompok terlalu besar untuk ruang keputusan, maka pertemuan legislative diperlukan. Konferensi Bermedia Komputer, beberapa aplikasi kantor virtual memungkinkan komunikasi antara kelompok-kelompok besar dengan anggota yang tersebar secara geografis